Kennismanagement: betekenis, software en tips

Het komt vaak voor dat de kennis van een onderneming geconcentreerd is in de werknemer en niet wordt geregistreerd, waardoor deze niet voor iedereen toegankelijk is. Bovendien, in gevallen waarin de werknemer het bedrijf verlaat of vergeet wat er is gedaan, gaat er veel informatie verloren en dit is een groot probleem voor het bedrijf. In die zin heeft kennisbeheer steeds meer terrein gewonnen en vertrouwen steeds meer bedrijven op deze strategie.

Wat is kennismanagement?

Kennismanagement is een proces van identificatie, organisatie, opslag en verspreiding van informatie binnen een organisatie. Het doel is te profiteren van de collectieve kennis van de professionals van de onderneming, een strategie die de organisatie verschillende voordelen oplevert. Als je dus wilt weten hoe je de toegang tot kennis binnen jouw bedrijf kunt democratiseren, denk dan na over welke software je nodig hebt en bekijk de tips die wij hebben opgesteld!

Welke kennismanagementsoftware heb ik nodig voor mijn bedrijf?

Kennismanagement is een handige tool voor je bedrijf. Daarom is het goed om te kijken welke kennismanagementsoftware het best past bij jouw onderneming. Om je op weg te helpen zetten we een aantal aanbieders op een rijtje en geven we een korte toelichting waarom je voor ze zou kunnen kiezen:

1. Confluence (Atlassian) – Een samenwerkingsplatform dat helpt bij het creëren, organiseren en delen van kennis binnen teams.
2. Notion – Een alles-in-één werkruimte voor documentatie, projectmanagement en samenwerking.
3. SharePoint (Microsoft) – Een webgebaseerd platform voor documentbeheer, opslag en samenwerking.
4. Evernote Business – Een tool voor het vastleggen, organiseren en delen van notities en documenten binnen teams.
5. Trello – Een projectmanagement- en samenwerkingstool die helpt bij het organiseren van kennis met behulp van borden, lijsten en kaarten.
6. Guru – Een kennismanagementoplossing die contextuele kennis biedt binnen de workflow van teamleden.
7. Slite – Een samenwerkingsplatform gericht op het delen van teamkennis door middel van documenten en notities.
8. ProProfs Knowledge Base – Een platform voor het maken en beheren van online handleidingen, gebruikershandleidingen, FAQ’s en kennisbanken.
9. Tettra – Een interne wiki-tool voor het creëren, organiseren en delen van teamkennis.
10. Bloomfire – Een kennisbeheerplatform dat helpt bij het centraliseren van informatie en het vinden van antwoorden op bedrijfsvragen.

Houd bij het kiezen van kennismanagementsoftware moet je rekening met factoren zoals de grootte van je organisatie, je budget, specifieke behoeften en technische vereisten. Het is aan te raden om verschillende opties te evalueren en, indien mogelijk, gratis proefversies te gebruiken om te bepalen welke het beste bij je organisatie past.

3 tips om kennismanagement binnen je organisatie te verbeteren

Tip 1: Kanalen bieden voor de uitwisseling van ideeën 

Je moet middelen creëren zodat de medewerkers problemen kunnen voorleggen en oplossingen voor jouw bedrijf kunnen bespreken. Deze uitwisseling kan plaatsvinden tijdens vergaderingen of in een of andere bedrijfsactie waar de medewerkers hun ideeën kunnen deponeren, zoals bijvoorbeeld een ideeënbus. 

Het hebben van een online bedrijfskanaal is ook belangrijk voor dit punt, want door het aanbieden van een uitwisselingskanaal, opent je ruimte voor werknemers, zelfs uit andere sectoren, om bij te dragen aan de besluitvorming van het bedrijf.

Tip 2: Bepaal de competenties en stimuleer het team om naar ideeën te zoeken

Het is belangrijk de noodzakelijke competenties voor het bedrijf te definiëren, zodat de kennis van de medewerkers kan worden gebruikt voor de ontwikkeling van de organisatie. Door de competenties in kaart te brengen, is het mogelijk ze op de beste manier te verdelen, met doeltreffendheid en waarborging van de verwezenlijking van de doelstellingen.

Het is belangrijk dat de verantwoordelijkheid voor het zoeken naar oplossingen niet bij de manager wordt gecentraliseerd. Alle sectoren zijn van fundamenteel belang voor de organisatie om verbeteringen tot stand te brengen. Op die manier wordt vertrouwen gecreëerd bij de professionals, omdat het bedrijf autonomie bij de besluitvorming aanmoedigt.

Tip 3: Investeren in gespecialiseerde software

Het is van essentieel belang te rekenen op software voor kennismanagement voor de communicatie binnen het team en voor de documentatie van bestanden en taken. De toegang tot informatie en bestanden gebeurt op afstand, wat het proces veiliger en praktischer maakt en bovendien een kosteneffectieve oplossing voor het bedrijf is.

Het is de plicht van de onderneming om de instrumenten te kiezen die het best bij haar realiteit passen en deze in het dagelijkse leven van de werknemers toe te passen. Lees hier meer over bedrijfssoftware. Met een doeltreffend kennisbeheer draagt je bij tot het creëren van een sfeer van innovatie binnen jouw bedrijf. En hoewel het geen eenvoudige taak is, is het door het volgen van de tips die wij geven mogelijk om deze methode in jouw organisatie toe te passen en sneller en efficiënter resultaten te boeken.