Boekhouden voor beginners

Als het woord ‘boekhouden’ valt, gaan bij menig ondernemer de nekharen recht overeind staan. Maar wat is boekhouden eigenlijk en wat moet je er op zijn minst over weten?

Wat is boekhouden?

Als we op zoek gaan naar de betekenis van boekhouden, dan vinden we het volgende: het bijhouden van je financiële administratie, oftewel het verwerken van de inkomsten en uitgaven van je bedrijf. Dit doe je om verantwoording af te kunnen leggen aan de Belastingdienst en om zelf inzicht te krijgen in de financiële gezondheid van je bedrijf. De belastingdienst verplicht ondernemers om hun boekhouding op orde te houden. Boekhouden is dan ook noodzakelijk om (btw-)aangiftes te kunnen doen. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt bovendien voor de financiële administratie een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.

De Belastingdienst schrijft voor dat je een goede boekhouding moet bijhouden, maar niet precies hoe je dit moet doen. Hierin heb je als beginnende ondernemer daarom wel enige vrijheid. Als startende ZZP’ers zou je daarom met Excel een eind kunnen komen. Wel stelt de overheid enkele eisen en regels voor de administratie van je boekhouding.

Bewaarplicht voor ondernemers

De Belastingdienst verplicht dat je alle gegevens van je onderneming voor 7 jaar bewaard. Denk hierbij aan facturen, bankafschriften, kassabonnetjes en zakelijke correspondentie. Soms is de bewaarplicht langer. Je mag je gegevens zowel digitaal als in papiervorm bewaren.

Regels uitgaande facturen

Nadat jij je producten of diensten hebt geleverd, dan stuur je natuurlijk een factuur naar je klant. Houd er rekening mee dat de volgende gegevens op de factuur moeten komen te staan:

• De naam van jouw bedrijf en jouw klant.
• Het volledige adres van jouw bedrijf en dat van jouw klant.
• Jouw btw-identificatienummer.
• KVK-nummer (indien ingeschreven bij KVK).
• Datum factuur.
• Datum levering goederen of diensten.
• Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn.
• Omschrijving en hoeveelheid van goederen of diensten.
• Factuurbedrag exclusief btw.
• Btw-tarief en in rekening gebrachte btw.

Urenregistratie

De Belastingdienst hanteert een urencriterium om in aanmerking te komen voor bepaalde soorten ondernemersaftrek. Hiervoor moet je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming besteden en dit bijhouden.

Balans

Op de balans staan alle bezittingen (activa) en schulden (passiva) van je bedrijf. Een balans heeft een linker- en een rechterkolom. Links dienen alle activa te staan, je bezittingen. Denk aan een bedrijfspand, transportmiddelen, inventaris, voorraad en debiteuren. Rechts moeten de passiva staan, je schulden. Dit zijn onder andere je eigen vermogen, een hypothecaire lening en crediteuren. Wanneer je de bedragen aan beide zijden van de balans optelt, moet het totaal gelijk zijn. Je balans is een momentopname, waarmee je duidelijk in beeld krijgt of je een positief of negatief eigen vermogen hebt. Je balans kun je weer gebruiken voor de jaarrekening van je bedrijf. Hieronder zie je een voorbeeld van een balans.

Lees ook onze blogpost wat is een balans.

Winst- en verliesrekening

Op de winst- en verliesrekening staan alle inkomsten en uitgaven van je bedrijf. Hiermee reken je jouw bedrijfsresultaat uit en hoeveel winst je (hopelijk) maakt. Andere namen voor de winst- en verliesrekening zijn resultatenrekening en exploitatierekening. De winst- en verliesrekening heb je nodig voor je aangifte.

Zelf gratis boekhouden of uitbesteden?

Omdat boekhouden heel wat papierwerk behelst, kiezen veel ondernemers om boekhouden uit te besteden. Hier staat alleen wel een flink kostenplaatje tegenover. Wanneer je de basiskennis over boekhouden bezit, kun je ook zelf met Excel of Spreadsheets gratis boekhouden, maar dat vraagt om heel wat administratieve handelingen en berekeningen. Ben je een startende ZZP’er en heb je een beperkte administratie, dan kan Excel echter prima voldoen. Wel raden we aan om iemand met kennis van zaken eens mee te laten kijken. Dan weet je of je wel of niet op de goede weg bent.

Voor veel bedrijven is online boekhouden (e-boekhouden) een prima oplossing om zelf de administratie bij te houden. Wanneer je op deze manier je boekhouden gaat ‘uitbesteden’, worden een heleboel berekeningen en handelingen door de boekhoudsoftware automatisch verricht. Na het invoeren van de benodigde gegevens, rolt bijvoorbeeld automatisch de balans uit. Boekhouden voor beginners, maar dan net wat geavanceerder! Populaire boekhoudprogramma’s zijn bijvoorbeeld Moneybird, e-Boekhouden.nl en DigiBTW.

Omdat boekhouden zelfs voor beginners complex is, plaatsen we hier regelmatig nuttige informatie over verschillende onderdelen van het boekhouden.